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1 - Aufbau Ablage

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 08 Aug 2024 10:35:50 +0000

1 - Aufbau Ablage

Nachfolgend ist der generelle Aufbau der Ablagestruktur für die Bearbeitung der OZG-Anträge beschrieben.

Aktenplaneintrag 32.51.01
	Akte zu Gewerbetreibenden
		Vorgang zur Bearbeitung pro Antrag
			Eingangsdokument für den Antrag
				Antrag
				weitere Anlagen …
			Eingangsdokument für die Personalausweiskopie
				Personalausweiskopie
			ggf. weitere Dokumente
			Ausgangsdokument für z. B. den Kostenbescheid

Aktenplaneintrag

Der Aktenplaneintrag gibt an, wo die Dokumente letztendlich in der Ablagestruktur der Stadtverwaltung verortet werden. Die OZG-Anträge werden immer im Aktenplaneintrag 32.51.01 abgelegt.

Navigieren zum Aktenplaneintrag

Klicken Sie im Baumansicht auf Aktenpläne. Navigieren Sie im Aktenplan Gewerbebehörde zum Aktenplaneintrag 32.51.01.

Hier können Sie die passenden Spalten einblenden z.B. Firma oder Bezeichnung des Geschäftes und die Filterfunktion nutzen um passende Gewerbe zu finden.

Gewerberegister

Alternativ dazu kann man den Weg über Gewerberegister gehen. Dies ist ein Ordner mit Aufteilung auf die 2 Unterordner: Gewerbetreibende und Firmen.

Gewerbetreibende

Hier sind die Suchordner wo Nach ersten Buchstaben durchgeführt wird. Um die Suche durchzuführen soll man in den jeweiligen Suchordner wechseln und vorerst ein Mal aktualisieren. Danach kann man über die Filterfunktion bei den Spalten die Person suchen.

Firmen

Analog Gewerbetreibenden Unterteilung auf die alphabetische Suchordner. Die Suche kann wie oben beschrieben erfolgen.

Analog der Akten über Filterfunktion der eGov-Suite und über den Reiter „Gewerbe-Akten“ zu passender Akte wechseln.

Akte

Im Aktenplaneintrag gibt es eine Akte für jeden Gewerbetreibenden. Dabei handelt sich um eine Akte mit Fachdaten, wo man die Entwicklung des Gewerbes über die Jahre nachverfolgen kann.

Die Akten können Sie über die oben beschriebene Methoden finden.

Wenn es um einen Antrag handelt, wo keine Akte vorliegt soll zuerst eine leere Akte angelegt werden und bei Bearbeitung des Vorgangs über den Arbeitsvorrat werden die Aktuellen Daten aus dem Vorgang in die Akte übertragen.

Per Doppelklick öffnen Sie die Akte, um die enthaltenen Vorgänge zu sehen.

Per Rechtsklick → Eigenschaften sehen Sie die Metadaten der Akte. Über den Titel ist eine Umbenennung möglich.

Vorgang

Der Vorgang widerspiegelt jeweils einen Fall und enthält den Antrag und weitere Dokumente bis zur Erledigung.

Die Vorgänge finden Sie, wenn Sie die Akte öffnen. Vorgänge werden bei den Online Anträgen im Rahmen der Erfassung der Anträge durch das System automatisch angelegt oder werden bei den in Papier eingereichten Anträgen durch den Sachbearbeiter manuell angelegt.

Per Doppelklick öffnen Sie einen Vorgang, um die enthaltenen Dokumente zu sehen.

Per Rechtsklick → Eigenschaften sehen Sie die Metadaten des Vorgangs. Über den Titel ist eine Umbenennung möglich.

Dokumente

Es wird zwischen Ein- und Ausgangsdokumenten unterschieden. So ist der Antrag z. B. ein Eingangsdokument und der Kostenbescheid ein Ausgangsdokument.

Die Dokumente eines Vorgangs finden Sie, wenn Sie den Vorgang öffnen.

Per Doppelklick öffnen Sie ein Dokument, um es direkt anzuzeigen oder die enthaltenen Dokumente zu sehen.

Per Rechtsklick → Eigenschaften sehen Sie die Metadaten des Dokuments und eine PDF-Vorschau über alle enthaltenen Schriftstücke. Über den Titel ist eine Umbenennung möglich.

Weitere Informationen zum Dokument finden Sie jeweils in den Abschnitten zum Lauf der Bearbeitung.

Schriftstücke

Schriftstücke sind die klassischen Dateien am Computer, z. B. PDF-Dokumente, Word-Objekte oder Bilder. Sie befinden sich immer innerhalb von Dokumenten, wobei pro Dokument auch mehrere Schriftstücke vorhanden sein können.

2 - Eingang Anträge

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 09 Apr 2026 13:19:35 +0000

2 - Eingang Anträge

Allgemeine Informationen

Die OZG Anträge werden automatisch aus dem Amt24 Portal abgeholt und passender Vorgangtyp dazu angelegt. Daraufhin Startet im System hinterlegter Aktivität, was für die Bearbeitung von Gewerbe Vorgängen eingesetzt wird. Unter folgendem Link ist die Standardbearbeitung der Gewerbevorgänge beschrieben: 1 Gewerbevorgänge Gewerbeanmeldung, -ummeldung, -abmeldung sowie Datenbereinigung bearbeiten.

Die Anträge landen analog weiteren OZG Anträgen in Eingangsakte und sollen in die bestehende / neu angelegte Akte umgeschrieben werden. Dazu sind die Standard Bearbeitungsarbeitsschritte für die Gewerbe Vorgänge mit dem zusätzlichen Arbeitsschritt „Umschreibung durchführen“ ergänzt. Dieses ist nur bei den Online Anträgen aktiv. Ansonsten ist es nicht anklickbar. Folgende Abbildung zeigt die Arbeitsschritte bei den Online Anträgen.

Abholung der Anträge und Erstellung der Vorgänge passiert zu folgenden Uhrzeiten:

05:10
13:10
15:10
21:10

Arbeitsschritt	Erläuterung
Vorgang prüfen	Bei Ausführen dieses Arbeitsschrittes öffnet sich der Vorgang. Hier können Sie Ihre Eingaben prüfen. Unten sind die Besonderheiten der Prüfung beschrieben.
Umschreibung durchführen	HINWEIS: Dies ist ein Pflichtarbeitsschritt. Nach Prüfung der Fachdaten soll der Vorgang in passende Akte umgeschrieben werden. Wenn die Akte noch nicht existiert, soll diese zuerst im Aktenzeichen 32.51.01 angelegt werden, danach wird es im Umschreibungsdialog in der Liste sofort gefunden. Ansonsten suchen Sie die bestehende Akte im Umschreibungsdialog. Dabei wird für den Vorgang das neue Aktenzeichen gebildet. Nun können Sie die angegebene Fachdaten in der Akte aktualisieren.
Daten in Gewerbeakte übernehmen	HINWEIS: Darf erst ausgeführt werden, wenn Vorgang umgeschrieben wurde. Es werden die Daten aus dem Vorgang in die Gewerbe-Akte übernommen. (Auskünfte werden immer auf der Grundlage der Gewerbe-Akte erstellt. Hierfür wurde dieser Arbeitsschritt aufgenommen. Denn erst, wenn Sie die Daten in die Akte übernehmen, werden diese auch zur Auskunft „herangezogen“.)
Vorgänge pro Gesellschafter erstellen	HINWEIS: Diesen Arbeitsschritt können Sie nur ausführen, wenn es sich um eine Personengesellschaft (GbR, OHG, KG) handelt. - Haben Sie eine Personengesellschaft im Vorgang Gewerbe-Anmeldung erfasst, und haben alle Gesellschafter in den Vorgang eingetragen, so führen Sie diesen Arbeitsschritt aus. Mit Anklicken dieses Arbeitsschrittes entsteht pro Gesellschafter je ein neuer Vorgang. Diese werden automatisch im Arbeitsvorrat hinzugefügt. (Die Gesellschafter im zuerst angelegten Vorgang werden (automatisch) entfernt. Mit Bearbeiten der einzelnen Vorgänge werden die Gesellschafter in die Gewerbe-Akte übernommen.)
Dokumente einsehen	Es öffnet sich der Vorgang (Sie landen in der Registerkarte „Dokumente“. )Sie können an dieser Stelle die gescannten Dokumente dem Vorgang hinzufügen. Dazu wechseln Sie in Ihren Scan-Ordner, markieren sich den entsprechenden Eingang, und ziehen das Dokument mit der gedrückten linken Maustaste auf die Registerkarte „Dokumente“ im Fabasoft. Sie werden gefragt, als was Sie das Dokument ablegen möchten - hier Eingangsdokument. Haben Sie die Dokumente bereits im Scan-Ordner entsprechend benannt, so müssen Sie nun an dieser Stelle nur den „Titel“ ändern - dazu können Sie die F2-Taste drücken, entfernen den Eintrag in der Eigenschaft „Titel“ und speichern dies. Haben Sie die Dokumente im Scan-Ordner nicht umbenannt, so müssen Sie es nun im Fabasoft tun. Bearbeiten Sie die Eigenschaften des soeben reingezogenen Dokumentes, leeren den „Titel“ und geben bei Betreff die genaue Bezeichnung ein.
Ins Prüftool übertragen	Mit Ausführen dieses (Pflicht-)Arbeitsschrittes wird im dem System eine xml-Datei generiert und auf mögliche Eingabefehler oder fachliche Fehler kontrolliert. Diese xml-Datei liegt im Ordner: Reports (\\fsc2\reports) - siehe Erläuterungen unten - Prüfbericht -
Entwurf erstellen	Erzeugen Sie ein Ausgangsdokument. Hier haben Sie 2 Auswahlmöglichkeiten. Hat die Gewerbe-Person/Firma noch nicht bezahlt, oder senden Sie die Anzeige zu, so wählen Sie Ausgangsdokument mit Kosten - Erläuterungen siehe unten
Vermerk erstellen	Hier haben Sie die Möglichkeit einen Vermerk zu erstellen. Dieser wird dem Vorgang zugeordnet und ist eine interne Notiz.
Ausgangsdokument fertig stellen	Mit diesem Arbeitsschritt erzeugen Sie den Versand (das Dokument wird als pdf-Dokument finalisiert) und geben eine Schlusszeichnung auf dem Dokument an (HINWEIS: Nur mit der Unterschrift „Schlusszeichnung“ erfolgt auch die Übergabe an die Kasse.)
Online-Weitergabe freigeben	Mit Ausführen dieses Arbeitsschrittes landen Sie wieder auf der Registerkarte Dokumente (wird im Extra-Fenster geöffnet). An dieser Stelle fügen Sie nun das gescannte unterschriebene Ausgangsdokument (Gewerbe-Anzeige (mit Kostenbescheid)) sowie das durch das Prüftool erzeugte Prüfprotokoll aus dem Verzeichnis „Reports“ hinzu. Achten Sie darauf, dass das Prüfprotokoll keine Fehlermeldungen anzeigt. Sollten Ihnen Fehlermeldungen angezeigt werden, so müssen Sie diese im Vorgang bereinigen (z. B. ist die Telefonnummer falsch geschrieben), denn es werden nur fehlerfreie Vorgänge an die Beteiligten weitergeleitet. - Erläuterungen siehe unten
Vorgang schlusszeichnen	Diesen Arbeitsschritt können Sie erst ausführen, wenn alle vorhergehenden (Pflicht)-Felder abgearbeitet wurden. Nach Anklicken dieses Arbeitsschrittes werden Sie aufgefordert, Ihr Passwort (Windows-Passwort) einzugeben. Sie unterschreiben diesen Vorgang elektronisch und bestätigen damit die Richtigkeit der gemachten Angaben. Erst mit Leisten Ihrer Unterschrift wird der Vorgang nachts an die beteiligten Behörden versandt (erfolgte keine Schlusszeichnung, erfolgt auch kein Versand - d. h., wenn Sie auf Grund eines Fehlers im Prüftool diesen Vorgang nicht abschließend bearbeiten konnten, weil z. B. der Fehler nicht behoben werden konnte, wird dieser nachts auch nicht übergeben. Nach Leisten der Unterschrift gehen Sie bitte nochmals in den Ordner Prüftool und löschen das entsprechende Prüfprotokoll aus der Liste (ACHTUNG: Löschen dieses Protokolls können Sie erst, wenn Sie den Vorgang schlussgezeichnet haben.) HINWEIS: Das Prüftool wird alle 5 Minuten aktualisiert und somit auch das Erzeugen der xml-Datei (nach Korrekturen). Achten Sie auch bitte darauf, dass Sie den Ordner „IN“ in dem Report-Ordner nicht löschen.

Aktionen bei Prüfung der Fachdaten

Betriebsinhaber

Zusammengesetzte Eigenschaft „Betriebsinhaber“ wurde mit Textfeld „Gewerbeperson/Gesellschafter“, da in dieser Eigenschaft wurde immer ein Adressat hinterlegt. Adressat soll im Falle eines Online Antrages zuerst erzeugt / ergänzt werden. Danach kann dieser in der Spalte Gewerbeperson eingetragen werden.

Gemeldete Tätigkeiten

Tätigkeiten werden nur in das Textfeld „Tätigkeiten“ übernommen. Dabei sollen die Pflichteingabe - „Stichwort“ pro Tätigkeit ergänzt werden.

Bei den Anmeldungen wird Anmeldedatum als „Beginn der Tätigkeit“ eingetragen.
Bei den Ummeldungen neu hinzugekommenen Tätigkeiten „Datum der Ummeldung“ als „Beginn der Tätigkeit“ eingetragen.
Bei den Abmeldungen wird die Abmeldedatum in der Spalte „Ende der Tätigkeit“ eingetragen.

Antragsteller

Antragsteller wird im Reiter Vorgang als Adressat eingetragen. Daten landen allerdings in Textfeldern und sollen in den Gewerbeadressaten übernommen werden.

Kennzeichnung Online Antrag

Im Reiter „Gewerbeanmeldung“, „Gewerbeabmeldung“ und „Gewerbeummeldung“ bei jede betroffener Vorgangsart finden Sie das Feld „Online-Antrag“. Dies ist ein Feld, was durch den Sachbearbeiter in der Benutzermaske nicht geändert werden kann. Dieses kann später für die Statistiken benutzt werden.

Namenskonvention

Das Betreff eines online Antrages wird aus Antragsart, An-, Ab- oder Ummelde-Datum, sowie den Grund einer An-, Ab- oder Ummeldung und dem wirtschaftlich tätigen zusammengesetzt.

z.B. GewA 1 zum 31.08.2024 Neugründung Max Muster

Dementsprechend sieht die E-Mail Benachrichtigung wie folgt aus.

Somit kann der Vorgang gleich vom zuständigen Sachbearbeiter bearbeitet werden.

3 - Löschen der Personalausweiskopie

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 03 Sep 2024 13:15:52 +0000

3 - Löschen der Personalausweiskopie

eGov-Suite 24 R 2

Aufgrund datenschutzrechtlicher Vorschriften darf eine Kopie des Personalausweises nur solange vorgehalten werden, bis die Identität festgestellt wurde. Diese Amtshandlung wird dann aktenmäßig mit dem Vermerk „Ausweis lag vor“ dokumentiert. Danach muss die Kopie des Personalausweises vernichtet/gelöscht werden.

Umsetzung für die Gewerbebehörde

Die Personalausweiskopien werden im Zuge des Antrags vom Bürger als PDF Dokument/Bild mit übermittelt. Die Datei zum Personalausweis wird als separates Eingangsdokument „PA …“ angelegt. Bei der Registrierung des Vorganges durch automatischen Skript wird zunächst der Antrag mit dazugehörigen begleitenden Unterlagen in ein Eingangsdokument und Personalausweis/Reisepass in weiseres Eingangsdokument abgelegt.

Im Zuge der Sachbearbeitung erfolgt die Identitätsfeststellung. Dazu kann in den Feldern ein Vermerk Ausweiskopie lag vor gesetzt werden.

Danach ist die Ausweiskopie zu löschen. Das erfolgt über das vorgeschriebene Vier-Augen-Prinzip der E-Akte. Dazu bringt der Sachbearbeiter einen Löschvermerk am Dokument an, der dann vom Vorgesetzten bestätigt wird. Nach maximal einer Stunde erfolgt dann die Löschung automatisch. Die Löschung wird in der übergeordneten Akte im Löschprotokoll dokumentiert.

Nachfolgend sind die einzelnen Schritte detailliert beschrieben.

Dokumentation der Identitätsfeststellung

Öffnen Sie den Vorgang. Sie finden mindestens ein Eingangsdokument für den Antrag und eines für die Personalausweiskopie („PA …) vor.

Führen Sie die Identitätsfeststellung wie gewohnt durch.

Wurde die Identität festgestellt, bearbeiten Sie die Eigenschaften des Vorgang und wechseln Sie auf die Registerkarte Gewerbeanmeldung, Gewerbeabmeldung oder Gewerbeummeldung (je nach Vorgangsart) und setzen Sie das Häkchen bei dem Feld „Ausweiskopie lag vor“.

Klicken Sie auf Weiter, um die Eigenschaften des Vorgangs zu schließen.

Löschmarkierung für die Ausweiskopie setzen

Nun können Sie die Ausweiskopie löschen. Wechseln Sie zu den Dokumenten des Vorgangs und rufen Sie auf dem Dokument mit der Ausweiskopie mit Rechtsklick → Unterschriften → Löschmarkierung setzen auf.

Geben Sie Ihr Passwort und eine kurze Begründung ein (z. B. „Ausweis löschen“) und klicken Sie auf Weiter.

Am Dokument wird nun ein schwarzes Symbol für die Löschmarkierung angebracht und es startet ein elektronischer Laufweg an den Fachgebietsleiter. Nach Bestätigung erfolgt die Löschung automatisch nach spätestens einer Stunde. Die Bestätigung erkennen Sie daran, dass ein rotes Symbol am Dokument angezeigt wird.

Bestätigung der Löschmarkierung durch den Vorgesetzten

Löschungen erfolgen stets nach Vier-Augen-Prinzip. Die Bestätigung einer Löschung wird in der Stadtverwaltung Plauen immer durch den nächsthöheren Vorgesetzten ausgeführt.

In Ihrem Arbeitsvorrat geht eine Aktivität Löschmarkierung bestätigen ein.

Klicken Sie auf der Aktivität. Es wird eine PDF-Vorschau zum Dokument angezeigt.

Auf Seite 3 finden Sie die Darstellung der Unterschriften mit der Begründung für die Löschung.

Ist die Begründung in Ordnung, dann klicken Sie auf den Arbeitsschritt Löschmarkierung bestätigen und geben Sie Ihr Passwort ein.

Wenn Sie wissen, worum es geht (Sie erkennen am Namen des Dokuments „PA …“, dass es sich um das Löschen einer Personalausweiskopie handelt), können Sie auch gleich im Arbeitsvorrat den Arbeitsschritt zum Bestätigen der Löschmarkierung anklicken, ohne das Dokument nochmals zu prüfen.

Wenn Sie mehrere Löschbestätigungen gleichzeitig genehmigen möchten, dann markieren Sie alle entsprechenden Aktivitäten, klicken mit der rechten Maustaste auf einer Aktivität und rufen dann von dieser Stelle den Arbeitsschritt zum Bestätigen der Löschmarkierung auf. Dann müssen Sie Ihr Passwort nur einmal für alle Aktivitäten eingeben.

Nach Bestätigung erhält das Objekt im Vorgang ein rotes Zusatzsymbol. Nach spätestens einer Stunde erfolgt die Löschung des Dokuments automatisch.

Dokumentation der Löschung

Aktenmäßig ist jede Löschung aus Gründen der Nachvollziehbarkeit zu dokumentieren.

Nachdem das Objekt gelöscht wurde, finden Sie die Dokumentation dazu in den Eigenschaften der Akte auf der Registerkarte Historie im Löschungsprotokoll. Klicken Sie darauf, um die Liste der gelöschten Dokumente einzusehen.